En esta lección veremos cómo escribir un email formal en inglés para comunicarnos con profesores, jefes, compañeros de trabajo, empresas, clientes o personas que no conocemos. Esta explicación también aplica para una carta formal.
A lo largo del artículo conocerás la estructura, las frases más comunes y el vocabulario apropiado para los correos electrónicos formales. Además, podrás leer un ejemplo y realizar un ejercicio de práctica.
Características importantes
Al escribir este tipo de textos, es importante seguir ciertas pautas que garanticen claridad, respeto y profesionalidad en el mensaje. Algunas de las más importantes son:
- Usar un lenguaje adecuado y un tono formal.
- Incluir los datos de contacto del emisor y del receptor.
- Enviar el correo desde una cuenta formal.
- Elegir un tipo y tamaño de letra apropiados.
- Evitar escribir el texto en mayúsculas.
- Redactar una frase clara y adecuada en el asunto del mensaje.
- El contenido puede ser conciso o extenso, según el caso.
- No utilizar jergas populares, contracciones, emoticones, chistes o groserías.
- No compartir información confidencial por motivos de seguridad.
- Lo más recomendable es evitar los signos de exclamación.
Estructura y partes de un correo formal
Para escribir este tipo de mensajes se necesita una organización clara que haga el texto fácil de entender. A continuación verás las secciones principales y su función dentro del mensaje:
1. Primero debes saludar de manera respetuosa usando solo el apellido.
- Dear Sir or Madam, → Estimado señor o señora
- Dear Sir/Madam, → Estimado señor/señora
- To whom it may concern, → A quien corresponda
2. Puedes presentarte brevemente al comienzo del escrito con tu nombre, luego explicar el motivo y referirte a una carta previa.
- My name is… → Mi nombre es…
- I am contacting you to… → Me pongo en contacto con usted para…
- I am writing to… → Le escribo para…
- I am writing with regard to, or in response to… → Le escribo con respecto a / en respuesta a…
- With reference to… → En referencia a…
- In reply to your (letter or email)… → En respuesta a su (carta o correo electrónico)…
🔴 Te sugerimos que aprendas a presentarte en inglés.
3. Después escribe tu mensaje según la información que necesites dar o solicitar. Puedes usar el verbo «could» o el auxiliar modal «would».
- Could you please…? → ¿Podría, por favor…?
- I would like to… → Me gustaría…
- I would appreciate if you… → Le agradecería si…
- I would be grateful if you could… → Le agradecería que pudiera…
- Could you possibly…? → ¿Le sería posible…?
- Please let me know… → Por favor, hágamelo saber…
- We are happy to let you know that… → Nos complace informarle que…
- We are willing to… → Estamos dispuestos a…
- I am glad to inform you that… → Me alegra informarle que…
- I regret to say/to inform you that… → Lamento decirle / informarle que…
- I am afraid… → Me temo que…
- I am not satisfied with… → No estoy satisfecho con…
4. Al final puedes referirte a un archivo adjunto.
- I am attaching my… / I have attached my… for your consideration → Adjunto mi… / He adjuntado mi… para su consideración.
- I am sending you … as an attachment → Le envío … como archivo adjunto.
- Please see the attached… → Por favor, vea el archivo adjunto.
- Please find attached the… you requested → Adjunto el … que solicitó.
5. Para terminar este tipo de texto debes escribir la despedida.
- I look forward to hearing from you (shortly) → Quedo a la espera de su respuesta (pronta).
- I would like to thank you in advance for… → Le agradezco de antemano por…
- Yours faithfully, → Atentamente (cuando no sabes el nombre del destinatario).
- Yours sincerely, → Atentamente (cuando sabes el nombre del destinatario).
- Yours truly, → Atentamente.
- Yours cordially, → Cordialmente.
- Sincerely, → Sinceramente.
- Respectfully, → Respetuosamente.
- Best regards, → Saludos cordiales.
- Thank you, → Gracias.
Al final de un correo electrónico formal, puedes incluir tu nombre completo y añadir tu cargo, el nombre de la compañía y la información de contacto.
6. Ahora vamos a ver algunos de los conectores más comunes que puedes usar en cartas formales.
Secuencia: Firstly (en primer lugar), secondly (en segundo lugar), finally (finalmente), simultaneously (simultáneamente), subsequently (posteriormente), lastly (por último).
Adición: Moreover (además), in addition (además), furthermore (además).
Contraste: On the one hand / on the other hand (por una parte / por otra parte), by contrast (en contraste), nevertheless (sin embargo), nonetheless (no obstante), on the contrary (por el contrario), yet (sin embargo).
Énfasis: As a matter of fact (de hecho), in reality (en realidad).
Ejemplo: That is to say (es decir), for instance (por ejemplo), in other words (en otras palabras).
Consecuencia: Therefore (por lo tanto), thus (por consiguiente), hence (por tanto), thereby (de este modo), accordingly (por lo tanto).
Conclusión: In conclusion (en conclusión), in summary (en síntesis).
Ejemplo de email formal en inglés
En el siguiente correo, una persona llamada Johanna escribe un mensaje solicitando información sobre unos productos y pidiendo detalles adicionales de la nueva colección.
Dear Sir or Madam,
My name is Johanna Carter and I am writing to request some information about your products.
I am very interested in buying the new jackets you launched this season. Could you please send me additional information about the materials and sizes? As a matter of fact, I could not find them on your website. I would appreciate it if you could attach some pictures of your new fall-winter collection.
Yours faithfully,
Johanna Carter
En español:
Estimado señor o señora,
Mi nombre es Johanna Carter y le escribo para solicitar información sobre sus productos.
Estoy muy interesada en comprar las nuevas chaquetas que lanzaron esta temporada. ¿Podría por favor enviarme información adicional sobre los materiales y tallas? De hecho, no pude encontrarlas en su sitio web. Le agradecería si pudiera adjuntar algunas imágenes de su nueva colección otoño-invierno.
Atentamente,
Johanna Carter
Ejercicio
Ahora vamos a comprobar que comprendes los aspectos más importantes de una carta o email formal en inglés. Lee cada pregunta y selecciona la respuesta correcta.
🔴 Continúa aprendiendo: Para ampliar tu conocimiento, te sugerimos revisar estas lecciones relacionadas: 1. Vocabulario del correo electrónico, 2. Ejemplo de email informal, y 3. Cómo expresar opiniones en inglés.